ヒトコト図書館掲示板

髙橋キヌ、29歳独身。月に読む本は150冊以上、本代は常に10万円。ページのあいだに棲んでいます。

コクヨ式 机まわりの「整え方」社内で実践している「ひらめきを生む」3つのコツ《 理論編 》

最近、今の自分にいらないものと次々にお別れしています。
今日はその流れを促進できる本をご紹介します。

内容はこんな感じ。

大切なのは「週1回、5分の習慣」。
デスク上、引き出しの中、キャビネット、打合せスペース。ただ「片付ける」だけでは、生産性は上がりません!
文具・オフィス家具メーカーのコクヨが研究結果の一部を公開!! 

コクヨさんには小学生時代からお世話になっていますからね。
片付けの本を出していると聞いて飛びつきました。
本当は違う本を探していたのですが、それは期間限定のムック本的な扱いだったのでこちらを。

すごく簡単にまとめると、
机の上の状態が仕事に直結している。
机の形や置き方でメンバーの関係性が決まってしまう。
…なので、常に目的に合わせて整えていきましょう!

って本です。

机の形や置き方になんて、今まで着目したこともなかったよ Σ(・ω・ノ)ノ

デスク      = 個人作業
テーブル   = 共同作業、創造的なコミュニケーション
       (形にバリエーションがある)
カウンター  = カジュアルなコミュニケーション
       (座っている人と立っている人の目線が合う) 

(低い机が置かれている応接室では、相手との距離を感じてしまう)
お互いが一つのテーブルに手を置くことがないため「場」が共有できない。
多くの人たちと広くコミュニケーションをとりたいときには、高い机を使ったほうがいいのです。
逆に、低い机は「腰を落ち着けて話し合いたい」「相手を深く理解したい」というときに向いています。特に和室慣れをしている日本人は、深く座ることでリラックスを得やすいかもしれません。 

クリエイティブなアイデア出しが必要なブレーン・ストーミング(ブレスト)を行うときなど、あえて形の異なる机や椅子を持ち寄ってみましょう。こうした工夫をするだけでも、参加者は「いろいろな個性ある意見が出ていいんだ」という雰囲気を感じ取れるかもしれません。
「個性ある意見を出す」のではなく、逆に「1つの意見をみんなで共有すること」が大切な場合は、大きな1つのテーブルを、みんなで囲むとよいでしょう。

会議のときの机の配置を変えるのは無理…って人も大丈夫。パーソナルスペースの整え方についてもちゃんと書いてあります。
せっかくなので、ここを重点的に紹介しますね。 

① 「楽しさ」から考える

机まわりを自分がワクワクするよう整えるってことです。 

あなたの机まわりは、あなたの意思で、楽しく変えていいのです。

気に入ってないものは気に入っているものに買い替えたり、

単に「お仕着せの道具」と使うのではなく、自分が快適に、楽しく使える文具をきちんと選ぶ、というだけです。

既製品は、安定的な供給と、多くの人たちに使ってもらうことを前提に作られています。
ゆえに、基本的なスペックは高いのですが、細部に関しての顧客の思考を完全に吸い上げているものではありません。
だから、既製品に“ひと手間”を加えることで、より満足感が高いものになります。

キヌはこの本を読んでから、頻繁に使う文具だけは会社の備品ではなく、自腹で購入したお気に入りを使っています。
使いごこちが全然違うの 。まさにノーストレス。
頻繁に使わないもの(や自分のこだわりのないもの)は、いっそ部内で共有してしまうるのも手です。

少し大きめのペンケースを1つ用意して、文具のほとんどは、その中に入れてしまう。
引き出しの中は、なるべくスカスカにしておくほうが使い勝手がいいのです。
引き出しに関する「整え方」のコツは、モノを入れないこと。

机まわりの文具を数え上げる。
よほど頻繁に使うもの以外(極太マジックや穴あけパンチやルーラーなど)は、部内で共有する。
あまりつかわない文具を手放すだけで、ずいぶん机まわりが快適になります。
文具は持ち運ぶもの必要があるもの以外は、ほとんど共有のものを使うようになりました。

不要なものや使いかけのものを戻せるリサイクルボックスを作る。

そして、今いらないものは容赦なく処分しましょう。 

古い資料など、開いたことのないものは思い切って捨てましょう。その空いたスペースに、自分が気になっているモノ、発想のヒントになりそうなオモチャを置いてみてもいいのです。

 「自分では処分の判断がつかない(書類)」というのであれば、それはあなたが持っていること自体おかしいのです。

キヌはこれを読んでから、先輩から 押し付けられた 法律資料(2年も開いてなかった…というか存在自体忘れてた)を潔く捨てました笑 

② 「目的」から逆算する

自分の仕事の動きに合わせて机をマネジメントすることです。
一時期、フリーアドレス制を取り入れるのが流行りましたが、そういうの向かない職種とかもありますしね。

フリーアドレスが向いていない職種がある)
自席に大事な書類を保存しておくことが必要な経理部門や、毎日席が変わると困ってしまうアシスタントスタッフなどは、固定席のほうがよいでしょう。
新人専用のフリーアドレス席「フレッシャーズシート」を設けて、その中で自由に座らせる。 

もちろん、自分の机の上も職種や仕事に応じて変えていく必要があります。

企画段階で広いスペースに資料を広げたいなら、机の上は何もない状態にする。
パソコンで集中作業をしたいなら、操作しやすい位置に並べ替えて、マウスも快適に操作できるようにする。

キヌは支給品のマウスが机に擦れてキイキイいうのが最近のストレスなので、ちかぢか自腹で購入しようかと思っています。
会社のパソコンはタッチパネルが変な位置にあるから、マウス使わないっていうのもできないのよね… 

③ 「時間」を区切る

大きな仕事は小さな仕事の集合体。
なので、自分で小さく区切っていくことが大切です。

1つの仕事に取り組むときには、その時間や期限を意識的に区切るクセをつけましょう。そして、机の上も、自然とその“時間の区切り”に合わせて変化をつけていくのです。 

(海外のクリエイティブな企業は)
机まわりのきれいさ・楽しさと、残業の少なさが比例している。

机があなたの仕事を物語っています。
ゴチャゴチャし始めたら、赤信号が点ったと思って、机と同時に仕事を整理する。

週に1回、5分間だけ机を拭く。

これは視覚的に区切ってもやりやすいかも。
もちろん、紙でもデータでもぜんぜん動かないものは処分します。  

クリヤーフォルダ(半透明)を色違いで活用。
Aプロジェクトはブルー、Bプロジェクトはピンク、など、プロジェクトごとに分けたり、企画中はイエロー、進行中はオレンジと、仕事のステイタス(状態)ごとに分けたりします。

どれほど役立つ可能性がある資料でも、見えない状態にしてしまったときから、それに関する私たちの意識は薄れていきます。
資料が動いていないなら仕事も動いていないということですから、それは手放していいのです。

 

作業中のファイル(電子データ)には、ファイル名に何か印をつけるか、「作業中」と明記しておきましょう。あるいは、「最新」「最終提出」といった言葉で区別しましょう。

資料を作成した日付を西暦(140315)で入れておくのは基本です。

あれ、おかしいなまた長くなってしまった( ꒪⌓꒪)
実際の会議で活用できそうなアイディアもたくさん書いてあったので、明日《 実践編 》としてご紹介しますね。

 

 

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経営者なら、イチからオフィスを整えちゃうのもありですよね…

私たち人間は退屈に耐えられない生き物です。ワクワクすることや何か新しいことに直面したとき、もともと持っている創造性が呼び覚まされるのです。

主体的に変化を呼び込むようなオフィスつくりとかなんか、楽しそうじゃないですか。

(インターネット靴通販会社「ザッポス」では)
個人の机や、チームの共有スペース、会議室などを社員自らが飾りつけする。
守らなければならないルールはたったひとつ、「周囲の人を楽しませる」ということだけです。
「メンバーのパーソナルな部分(個性)」を表現することが有効です。  

複数の仕事について、それぞれ「打ち合わせの場」を決める
クリエイティブな企業の会議室には、偉人、地名、名言など、さまざまなネーミングがされています。
なぜ場所に名前をつけるのか―名前をつけるだけで会議室がただの部屋でなくなる、使う人とのインタラクション(交流)が始まるからです。
「どんな名前だったらやる気がわくだろうか」「どんな名前なら働き方が変わるだろうか」を考えるのが決め手。

野生的な感覚、フィジカルな刺激が受けられるスペースづくり
・裸足で歩いて足裏を刺激する「足ツボの小道」
・丘や池があり、平らではない公園のようなオープンスペース
・鳥や犬など人間以外の動物もいるオフィス

身体を動かすことでクリエイティビティも高まる
オフィスの中をうろつく経営者は、とても戦略的だと思います。
多忙な中でも、うろつくことで、情報収集と気分転換を同時にやっているからです。
身体を動かす、ぶらぶらと歩くためにも、机と机との間や通路の幅は少し広めにするのがベストです。

このへんならすぐできそうだし。

《 ナレッジウォール 》
いろいろな人がつくった企画書や提案書を、サムネイル形式にしてアナログな壁に掲示しているのです。
壁面は通路にもなっているので、通りがかりになんとなく眺めるだけで、ヒントを得られたり、あまり話をしたことがない同僚のアウトプットに感心することがあります。
切り口、説明のしかた、構成、資料の添付方式…
自分とは全く違う方法を他の人たちがとっているのを見るのは、大きな学びとなるはずです。
好きなときに勝手に見ることができるので、「提供する側」「見る側」双方の時間を拘束しないで済むというのも、ナレッジウォールのいいところです。

「社内のホワイトボードの板書は、次に使う人が消す」というルールを作ってみるのも1つの手です。消す人は、前の会議で使われた板書を目にすることができるからです。 

《 社内ライブラリ 》
どこかのキャビネットの棚を1段空ける
そこに、みんなで持ち寄った書類や雑誌を並べるだけです。
コーヒーサーバーやコピー機の隣など、少し人がたまれるスペースがあればベストです。
そして「人を不愉快にしない内容ならば、どんな本を持ってきてもOK」とします。
頭の中の嗜好が強く表れるのが本です。 

《 ホワイトボードの壁 》
シリコンバレーにある企業の多くが、壁全面をホワイトボードにしている。
コクヨのアイデアラボでも)周囲の壁は全てホワイトボードです。
個人でアイデア出しをするときにも、発想を妨げない環境づくりが重要です。
一人で使うホワイトボードがない場合は、A3くらいの大きめな紙を用意して、それをホワイトボードだと思っていろいろと書いていきましょう。
もし、スペースが足りなくなったら、その方向に別の紙を足していく、それを繰り返していけばいいのです。

ホワイトボードの壁は、映画『マネーショート』でも出てきます。
ひとりホワイトボード(A3のコピー用紙を継ぎ足したもの)は、会社で論文みたいなただの感想文を書いたときにやりました。意外とまとまるので頭の中を整理するのにおすすめです。
そういえば、入社して最初についた上司はA3ノート派だったな…これは荷物がかなり大きくなるのでいまのとこ実践してません。

  

今検索したらこんな本もあるみたい。

500円でわかる コクヨ式整理術 (コンピュータムック500円シリーズ)

500円でわかる コクヨ式整理術 (コンピュータムック500円シリーズ)