ヒトコト図書館掲示板

髙橋キヌ、29歳独身。月に読む本は150冊以上、本代は常に10万円。ページのあいだに棲んでいます。

コクヨ式 机まわりの「整え方」社内で実践している「ひらめきを生む」3つのコツ《 実践編 》

昨日はこの本の概論をご紹介しました。

内容を簡単にまとめると、
机の上の状態が仕事に直結している。
机の形や置き方でメンバーの関係性が決まってしまう。
…なので、常に目的に合わせて整えていきましょう!

です。詳しくは昨日のブログで。

昨日は「個人でできること」を中心にご紹介したのですが、今日は「個人〜集団でできること」をご紹介します。

具体的に言うと、仕事がはかどる会議の方法です。
これを読んだだけで、俄然知りたくなったのではないでしょうか?
さっき友人から来たLINEでも「8:00から20:00までぶっ通しで会議だった (● ˃̶͈̀ロ˂̶͈́)੭ु⁾⁾」っていうのがありましたが……日本人って、会議本当に好きですよね!!!
キヌは集中力の短さに定評があるので、最近まで
会議 = バレない内職をひたすら研究するための時間
だと思ってました。
あんなオッサンの折詰みたいな空間で他になにをしろと言うんだ。

この本では 

創造的な仕事は自分1人で完結するものではなく、周囲とのコミュニケーションが必須です。

つまりチームワークも必要とした上で

会議はそこに集まった全員の時間を拘束するので、参加者にとって有意義なものでなければならない。

と、定義しています。

せっかく集まるんだから、全員が参加できる環境を整えるのが大事
ってことですね。
会議の流れはこんな感じです。

まず、会議のアジェンダをつくり、参加メンバーに告知する。
「会議までに行うこと」「会議の日時」を伝え、必要があればリマインドする。
会議当日に、目的、時間配分、進行役、今日のゴールを決める。
参加者の意見をうながし、出てきた意見やアイデアを書き留める。
意見やアイデアを整理して、ポイントを議論する。
時間通りにその日の結論を引き出す。
次のアクションの期日と役割分担を決める。

この流れを踏まえた上で!
全員が自由参加できる環境を整えるため、会議室の席配置などに気を配ります。
(特に日本人は立場を重んじる傾向にあるので)

眺めの良い窓際を、みんなが使える打ち合わせスペースやリフレッシュコーナーなどにあてる。

なるべく窓が大きな部屋で。使っていないオープンスペースで。

「四角い」ものは視覚的に固いイメージを与えてしまうため、それだけでフォーマルな印象にもなります。
また、上座・下座といった席による上下関係が生じやすくなります。
偉い人から階級順に座っていれば、そこで自由な発言などできません。

円卓は立場にかかわらず平等に建設的な意見を出し合い、全員参加で議論を進めることができます。(もし円卓がなくても)円形に椅子を並べてみて意見を述べ合ったり、全員の顔が見えるように、会議テーブルを三角形とか五角形に並べて使えばよいのです。

(机が無い方が)「場」の自在度が高い)
「場」は流動性があったほうが、参加者の自立性が高まり、クリエイティブな意見が飛び交うようになります。
普段から閉じられた場にいると、マインドが内向きになってしまいます。
 

立ったままブレストをすると、そのまま動き回れるので血の巡りがよくなります。
もちろん、眠くなるようなこともありません。 

会議室の机ってだいたい長方形なのでちょっと難しいかもですが。
机折りたたんで端に寄せとけばいいのかしら。
もしくはそんなに秘密裏にやらなくていいことなら、そのへんの休憩スペースでやるとかね。
キヌがイチから作るなら、壁一面の本棚と冷蔵庫、色とりどりのクッションだけを置いたスペースを作りたいな。
床暖房いれて、地べたに座りながらとかさ。

文具メーカーらしく、文具を効果的に使う提案もしています。

ブレストの場合は、全員参加が基本です。
イデアを出して、切り口を探して、編集をかける。これを複数人で行うことが出来れば、とても生産的な場になります。
全員がペン(ホワイトボードに書くペンは、2色が最適)を持ち、「思いついたときになんでも書いていい」という状況にする。
切り抜きやスクラップを貼れるように、テープやマグネットをそろえておく。 

イデアの「発散と収束」を助ける付箋
イデア出しをするとき、まず大事なのは、ブレーキをかけないで1人ひとりに「出させるだけ出させる」ということです。
初めからアイデアの質にこだわってしまうと、不完全なものや、小さなものは出てこなくなります
イデア出しはプロセスに過ぎないのです。アイデアを切り口や視点で分類したり、かたまりをつくって関係性を考えてみる作業を通して、アイデアは完成していきます。

「手のひらサイズの付箋紙」は扱いやすい文具
イデア出し会議を行うときは、テーブルの中央に大量の付箋とペンを用意します。そして、時間を区切りながらアイデアを出しきった後、それらを模造紙や壁に全部貼って一覧してみてください。
全員で眺めながら、組み合わせたり入れ替えたりして、体系立てていくのです。
壁にディスプレイをすると、多くの人と同時に「大きな1つの面」を見ることができます。 

ふー書いた書いた φ(゚-゚=)
今日はキヌ自身の反省もあって会議の活用方法を先にご紹介しました笑
実際は「個人でできる」アイデア出しの方法についても詳しく書いてあるので、クリエイティブ・企画系、そしてフリーランスの方にもおススメです。

キヌは特に

ひらめきは「非連続な状況」から生まれる。

頭の中に住みついているバイアス(固定概念)を外すことです。

そのため、
「外部」と関わりを持って日常に変化をつける必要がある
って言うのが面白いなと思いました。

慣れきってわからなくなった快適さに、ちょっとした“アクシデント”と取り入れてみてください。

白っぽく明るい光は交感神経を刺激して神経を研ぎ澄ませてくれるので、論理的思考や計算など“頭の覚醒”を必要とする仕事に向いています。逆に言うと、こうした光の下では、リラックスできないので人間の本音は出てきにくくなります。

温かみのある電球色は、副交感神経を優位にして、リラックスモードにしてくれます。
できれば和やかに進めたい商談とか、自由に意見交換した会議などに向いています。
またアイデア出しをするときには、その人自信が“解放”されている必要があるので、こうした光のもとでリラックスすると効果的です。

以前、コクヨが大学と共同研究したとき、ずっと同じ光の下にいるよりも、光の種類が変化するほうが効率性(スピードと正確さ)が向上することがわかりました。
複数の光環境の下で実験をしたのですが、どの色なら仕事の効率性や創造性が高まる、という差はなく、浴びる光の種類を「変える」ことには意味があったのです。

五感の刺激には「変化」というか「ゆらぎ」が必要だということです。
ここで言う「ゆらぎ」とは、簡単に言えば「均一ではない」こと。「微妙な変化が絶え間なくある状態」とも言えるかもしれません。

人は下を向いていると気持ちも暗くなっていくことが医学的に証明されています。
パソコン作業ではどうしても下向きになるので、ときどき、天井や窓の外に視点を持っていき、心身をリフレッシュする必要があります。

「同じ姿勢で仕事をし続ける」ということがないようにしましょう。それは「アイデアが出ない姿勢」です。

椅子を変えるだけで、姿勢を変えることができます。

《 外部刺激を活用する 》
普段あまり交流のない部署の人と話をするとか、未知の分野の本を読んでみるとか、帰宅の経路を変えてみるとか、環境をいつもとちょっと変えてみるだけで世界は変わって見えます。
人も情報も空間も含めて「環境を変える」ことがアイデア出しには重要です。
座っているなら立ち上がってみる。
社内にいるなら外に出たり、知人の会社を訪ねる。
飛び入り参加を歓迎する。
環境をどんどん変えることで、出てくるアイデアの内容も面白いほどに変わります。

《 適度なノイズがひらめきにつながる》
パソコンのモニターに見入っていると、その画面の中だけで解決しようとしてしまう。
私は、創造的思考モードになるとき、必要な資料と、アナログな付箋やノート、色の違うペンを複数もって、気分によってあちこち移動することがよくあります。
こうしたノイズが小さな化学反応を起こして、ふと“ひらめく”ことがあるのです。
外出しているときは、アイデア出しの絶好のチャンスです。<
普段から、あえて、自分の分野から少し外れたセミナーにも参加するようにしています。
環境を手早く変えたいのなら、紙とペンをもって、積極的に外部のセミナー会場へ行くことをお勧めします。

特にこのへんは今すぐできるのではないでしょうか?
ピンときたことがあったら、ぜひやってみてください(`・⊝・´)
キヌがまとめた内容でわからない&足りなければ……ぜひ本を買ってくださいね。

メモにアイデアを書いて張り出してみるとか、筆記具を変えてみるとか、発想を生み出す「きっかけ」と「刺激」を、机まわりに用意して、試してみてください。

ひらめきを逃さないために気を付けたいことは、「思いついたことをその場で書く」という習慣と、そのためのツールを持ち歩くことです。「アイデアの“急襲”に備えて」準備をしておくのです。
「思いついたら即メモ」は習慣にする価値があります。
思いついたことを、スマホにでも、メモ帳にでもその場でどんどん記録するクセをつけましょう。検索できるキーワードを一緒に入力しておくなど、少しでも「後で引き出しやすい」形で残すのがポイントです。

イデア出しをするときは、ストップウォッチやタイマーを使って、短く時間を区切って行うと効果的です。
慣れないとつらいかもしれませんが、スピードとリズムが必要なのです。

イデアを醸成するためには、他人の頭を積極的に使うこと。
イデアを発散し、収束するには、他人の頭を上手く使うのです。
私は、誰かに意見を聞きたい場合、その資料をクリヤーフォルダに挟んでいつも持ち歩いています。たとえ書きかけのものであっても、「これなんだけど…」と即座に、目の前に出せば、人は反応を示してくれます。
他人の頭を使うからには、それなりの作戦が必要です。有無を言わせぬスピードと、かつ、相手に手間をとらせないための配慮が必要なのです。

 

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これは実践したいところ。 

(他人は)机の上の状態を見て、あなたを判断する。
ある会社のベテラン社員は席を立つとき、机のうえをきれいにしてから、いま自分が手がけているプロジェクトのタイトルがわかる資料や、デザインラフのようなものを、あえて置いていくそうです。
他人は「何気なく見えているところ」でその人を判断しようとするもの。
つまり、仕事のデジタル化が進むことによって、日常的プロセスは見えにくくなり、逆に見えている部分、日々の態度や机まわりの環境が見られるようになってきている。

策士よね…
でもキヌも高校の音楽の先生の机が「これなんの要塞?」ってくらい汚かったとき、ぜったいモテないだろうって思ってたもんな。まだあるのかなあの書類タワー。